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会社統合に合わせて基幹システムを刷新。業務の大幅な効率化と部門間コミュニケーションの促進にも貢献

FutureOneメディア

機械器具卸売業 / 設備工事業

アンダーデザイン株式会社 様

導入製品

InfiniOne Project

資本金

1億5,000万円

従業員数

180名 (2018年10月1日現在)

対象業務

販売管理、原価管理、実行予算管理

導入期間

約1年

業務内容

ワークスペースの設計・施工/ITインフラ構築やAWS導入など各種ICTソリューション及びネットワークファシリティの計画・設計・構築・施工・運用・保守/情報システムBPO受託/IT活用による地域活性化/PBX構築・メンテナンス/各種ワークツール導入 他



課題・提案・効果

課題
  • ■Excelベースの業務が多く、タイムリーなデータ活用ができなかった
  • ■二重作業が多く、データ集計に多くの時間と労力を費やしていた
提案
  • ■基幹システムと勤怠管理、経費精算を連動させた業務フローの再定義
  • ■リアルタイムデータ活用による経営数字の管理と業務改善
効果
  • ■データをリアルタイムに経営判断やプロジェクト管理に活用できるようになった
  • ■基幹システムのオープンな活用が活発なコミュニケーションを促進した
  • ■一極集中していた業務の効率化と精神的な負担軽減をもたらした
目指すは『世界一マジメでユニークなインフラの会社』

貴社の紹介をお願いします。

当社は、戦後間もない1949年に旭電気株式会社として創業した老舗の電話工事会社です。1988年に旭コムテクに社名を変更、2000年には技術部門を分離しアイネットテクノ株式会社を設立。創業70周年の2018年10月に2社を統合し、現在の社名にリブランディングしました。

アンダーデザインの「アンダー」はITやワークスペースといったビジネスの基盤となる環境、「デザイン」は設計、斬新なアイディア、アート、そして具現化力。つまり、社名はビジネスのインフラストラクチャ―として、新しく、美しく、機能的でクリエイティブな空間を創出することを意味しています。

これまでの工事会社のイメージを払拭するためのワーキングスペースの創造や、おしゃれでより快適な仕事ができる“ワークスーツ”の開発、他にもアップデート休暇、UD年末ジャンボ(福引き型ボーナス)など、川口社長の『世界一マジメでユニークなインフラの会社になる』という想いを実現しながら、常に“社員の働きがい、働きやすさ”を追求している会社です。

会社統合とリブランディングをきっかけに基幹システムを刷新

今回のシステム導入をするに至った経緯をお聞かせください。

旭コムテクとアイネットテクノの統合とコーポレートのリブランディングに合わせて、社内システムをリプレイスし、業務改善、生産性の向上を図ろうと考えたのがきっかけでした。

システム化されていなかった勤怠管理・経費精算を基幹システムと連動する包括的なシステム (*) にすると同時に、10年以上稼働していた従来の基幹システムの老朽化の問題を解消することも今回の導入に際しての大きなタスクでした。

また、ビジネス側面においてICTソリューションの拡充準備を進めていましたが、当社はITインフラ構築を行っていながら社内業務のシステム化が遅れていましたので、お客様にクラウド化ソリューションを提供する前に、自社でAWSを導入することにノウハウを蓄積するメリットがあると考えていました。

ManageOZO3ロゴ

* InfiniOne Project と株式会社ITCSの業務フロントシステムである『ManageOZO3』の勤怠管理アプリケーション『OZO3勤怠』と経費精算アプリケーション『OZO3経費』を導入いただきました。
『ManageOZO3』の導入事例詳細を参照するには、ロゴをクリックしてください。

ManageOZO3は、業務アプリの統合運用と高機能ワークフローで、経費精算、勤怠管理、稟議申請のシステムを一元化します。また、外部システム連携も柔軟に対応。まとめる・つながる業務フロントシステムは、社員、業務担当者、経営者の働くみんなの業務の生産性向上を実現します。
社名:株式会社ITCS

導入前の課題

情報の二重管理に起因する、非効率な運用と困難な実態把握

ご担当者画像
InfiniOne Projectの導入前の課題についてお聞かせください。

案件管理、注文書作成、勤怠管理、経費精算など、多岐にわたる業務がすべてExcelベースの手作業でした。案件管理に関しては、進捗管理や原価管理は基本的に各担当が個人で管理しており、月次で担当者が集計するまで全体の状況が把握できず、案件ごとの損益の管理もタイムリーな改善や先回りをして方策を立てることは困難でした。

現場における運用プロセスは、煩雑なものでした。営業や技術の現場で作成したExcel情報を管理部門がシステムに転記入力するため、データの二重管理と入力の二重作業をしているという実態でした。各種フォーマットの統一性もなく、必然的に転記ミスのチェック作業も発生して大変非効率でした。更に、一部の担当者しか基幹システムへのアクセス権がなく、業務も月末月初や期末の繁忙期に集中していたことも大きな負担となっていました。

選定の決め手

新たなスタートの要件に対応した柔軟性と納期へのコミットメント

ご担当者画像
InfiniOne Projectをご採用された決め手についてお聞かせください。

最大の決め手は、納期でした。基幹システムのリプレイス勤怠管理や経費精算との連携を含めた運用の開始を2社統合のタイミングに間に合わせることが絶対条件でしたが、限られた時間の中で納期をコミットできたのはFutureOneだけでした。

システム統合により、マスタが一元管理されたことでマスタの二重登録が必要なくなり、業務効率化を実感しています。また、生産計画・購入計画・在庫状況を確認しながら部材の手配を行えるようになったため、各システムの情報確認と入力に行ったり来たりする必要がなくなり、余計な手間を削減することができました。
また、機能面で可能な限り会社統合後の業務に必要な機能を標準的に備えているパッケージソフトであることもポイントとして選考していました。FutureOneのパッケージであれば、標準機能で当社のニーズを概ねカバーしつつ、細かな要件には柔軟にカスタマイズで対応し、総合的に費用面の負担を最小限に抑えることができるという点も決め手の一つとなりました。

その他、クラウド対応、営業とサポートを含めた総合的なバックアップ体制がしっかりしている点や操作性の良さなどを多角的に判断してFutureOneの採用を決めました。

導入効果

全社に基幹システムをオープンにし、「見える化」とともに部門間のコミュニケーションも改善

管理部門としては、以前の基幹システムは一部の担当者しかアクセスできない限定的な運用体制でしたが、今回導入した新しい基幹システムは社員全員にアクセス権を与えました。オープンに活用してもらうことによって、リアルタイムに売上や利益を確認できるようになった効果は大きいですね。

管理部門だけではなく、例えば現場の営業担当で個人の進捗状況を確認しながら積極的に必要な対策を取るといった活用をしている者もいます。

プロジェクト管理面でも効率化と精度の向上が進んでいます。一例として、基幹システムがオープンなため、現場でリアルタイムに案件情報を把握できるようになったことで、プロジェクトの計画段階から生産部門と営業部門のコミュニケーションが大幅に改善されるなどして、オーダーごとに精度の高い原価管理や実行予算書の作成ができるようになりました。

業務の大幅な効率化によって繁忙期の精神的な負担が軽減

現場担当者からは、業務効率の改善を実感している声があがっています。例えば、従来は営業がExcelで業務依頼書を作成し、業務担当が基幹システムにデータを入力する、といった二重作業は営業が一貫して管理できるようになったことで削減することができました。また、一連の業務がシステム上で完結するため、従来の紙ベースの運用から帳票類の削減も実現しました。

業務担当の工数は全体的に改善され、繁忙期に集中していた膨大な業務を期日までに処理するのはもちろんのこと、残業時間も1/3~1/4に削減できて精神的な負担が軽減されたのは導入の効果としては大きいですね。

サポートの評価

ご担当者画像
当社のサポート体制はいかがですか?

導入支援フェーズから導入当初もサポート担当、営業担当ともに手厚く親身に対応してくれました。特に、新しい業務が浸透するまでに多少時間は掛かりましたが、FutureOneの支援によって乗り越えることができ、導入後1年ほど経った現在の評判は上々です。

FutureOneのサポート体制である「FutureOne-Support」も大いに活用しています。システム内で送信したサポート事案のやり取りは、関係者に一斉送信されるため情報共有が容易であり、過去のやり取りについても、事案の内容、解決までの流れ、解決方法などすべての履歴を確認することができるのがいいですね。

今後の展望

ご担当者画像
今後の展望についてお聞かせください。

今回のシステム導入の結果、業務は大幅に改善されています。しかしながら、新システムにおける効率化は導入当初と比べると進んではいるものの、まだまだ道半ばです。予実管理の精度向上など、今後も運用面の改善に取り組んで行きたいと考えています。

当社担当からのコメント

会社の再編と基幹システムの大幅刷新、ペーパーレス化を含む業務改善と、様々なことを一気に変えるという難易度の高いプロジェクトでしたが、川口社長の強力なリーダーシップをもってトップダウンで引っ張って頂き、プロジェクトメンバーが同じ方向に向かって進めたのが、無事稼働することができた大きな要因だと思います。今後の更なる情報活用、業務改革に共にチャレンジしていきたいと思います。

お客様情報

お客様ロゴ

企業名

アンダーデザイン株式会社

所在地

大阪府東大阪市長田3-5-11

業務内容

ワークスペースの設計・施工/ITインフラ構築やAWS導入など各種ICTソリューション及びネットワークファシリティの計画・設計・構築・施工・運用・保守/情報システムBPO受託/IT活用による地域活性化/PBX構築・メンテナンス/各種ワークツール導入 他

代表者

川口 竜広

創業

昭和24 (1949) 年5月26日 (旭電気株式会社として)

URL

https://underdesign.co.jp/

※記載されているお客様情報については、2020年3月時の情報です。

社会の礎を担っている中堅・中小企業の皆様に高品質なITソリューションを提供し、
お客様企業の価値向上を実現するために全力を尽くします!

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