システム統合による運用面とサポート面の大幅改善で事業の安定継続を実現

FutureOneのシステム導入以前はどんな課題を抱えていましたか？

利用していた生産管理システムは、問題が発生したタイミングで場当たり的に改修・改善を繰り返してきたため、特に仕様書などのドキュメントが残っていませんでした。
また、前任者の希望に沿った形でシステムが作られてしまっており、退職時の引き継ぎの際にとても大変な思いをしました。

システムを利用しながら時間をかけて理解はしていけるようになりましたが、 それでも分からない機能が多く、ベテランの事務員が不在の時はシステム入力が滞ってしまう可能性があり、事業の安定継続に大きな課題がありました。

シームレスなシステムになったことで業務、サポートの両側面から事業の安定化に貢献

ブラックボックス化されていた生産管理システムを販売管理システムと統合できたことで、各仕様書や運用の手順書が整備されたことはもちろん、FutureOneにシステムのサポートを統合したことでサポート面も充実したため、当社メンバーの増員や人の入れ替えが発生した時でも柔軟に対応できるようになり、事業の安定継続が実現できました。

システム統合により、マスタが一元管理されたことでマスタの二重登録が必要なくなり、業務効率化を実感しています。また、生産計画・購入計画・在庫状況を確認しながら部材の手配を行えるようになったため、各システムの情報確認と入力に行ったり来たりする必要がなくなり、余計な手間を削減することができました。

導入に際してご苦労された点とどのように解決したか教えてください。

前述した通り、以前の生産管理システムには仕様書や運用マニュアルなどがなかったため、FutureOneにサポートしてもらい、システム画面や出力帳票サンプルを参考にしながら生産管理システムにおける必要な仕様・要件の洗い出し、分析作業を行ってもらいました。

例えば、以前の生産管理システムは、取引先のメーカーから内示データを入手してシステムに取り込んでいましたが、どのようにして取込が行われているのかが分からなかったため、データ項目の内容、取り込む時にどの項目をどの項目に当てはめるかの定義づけなど、分析作業を行ってもらいました。

その分析の甲斐もあって、問題なく内示データの取り込みができただけでなく、複数回取込時の重複エラーチェックの対象項目、取込後の手動修正可・不可項目の判断や取込修正など、今まで可視化できていなかったところも運用フローが整理・確立され業務負荷、ミスの軽減も実現できました。

また、生産管理システムと販売管理システム、それぞれで使用するマスタの統合を行う必要がありましたので、経理などの他の業務に影響が出ないように細心の注意を払いながらマスタ整備を行いました。