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「各業務」「国内外」「物販・役務」ごとに導入したシステムをERPに集約し、業務効率化・内部統制強化を実現

FutureOneメディア

生産設備専門商社

米沢工機株式会社 様

導入製品

FUTUREONE ERP(InfiniOne ERP

年商

100億円

従業員数

85名

対象業務

販売管理、貿易管理、購買管理、債券・債務管理、会計管理

導入期間

8ヶ月

業務内容

工作機械、生産設備、CAD/CAMシステムの提案・導入支援・サポート、工作機械の輸出入業務仲介




米沢工機株式会社様(以下、米沢工機様)は1954年に創業された生産設備の専門商社です。
「ものづくりを支える革新カンパニー」として、常に最高品質のサービスをご提供されており、ものづくりへ携わる顧客向けに、
「金属加工用刃具等の消耗品」から「製造ライン等大型生産設備や測定試験設備」まで、提案販売を行われています。

また、機械設備の販売にとどまらず、設計製造に関わるCAD/CAM/CAEの提案・導入支援・サポートにも、注力されています。
さらに、日本の製造業の海外進出を支援すべく、2010年以降は海外展開に力を入れられております。
現在は、中国・東南アジア・北中米へ現地法人(9拠点)を設立して、日本の高品質な生産設備をグローバルに提供されており、
国籍を問わず人材が活躍できる真の「グローバル企業」を目指されています。

今回は、米沢工機様がFUTUREONE ERP導入当時に抱えていた課題や導入後の効果などについて、うかがいました。


課題・提案・効果


課題
  • ■「見積&受発注」「売上&会計」と別々のシステムに対する2重入力を解消したい
  • ■国内外の取引を意識せず、同一システムで「見積」「受発注」「売上」を管理したい
  • ■「物販・役務提供」と形態の違う取引を同一システムで管理したい
  • ■ワークフローシステムを利用して「内部統制の強化」を促進したい
提案
  • ■「見積&受発注」「売上&会計」「貿易」管理を同一システムで可能なFUTUREONE ERPの導入
  • ■「役務提供」取引にも対応可能なカスタマイズし、「受発注単位での利益の見える化」を実現
  • ■システムの枠にとらわれない、業務・運用ルール変革を提案
効果
  • ■「見積」と「受発注」「受注」と「売上」などの2重入力、数字の不一致が解消された
  • ■同一システムで、国内外の取引用書類作成、債権債務消込が可能になり、作業効率が上がった
  • ■物販と役務提供が混在する取引の売上・利益の確認が可能になり、意思決定に役立っている
  • ■承認(工程)が厳格化され、内部統制のあるべき姿に近づけた

システム導入の背景

米沢工機様ビル外観
事業をさらに加速していくためには、システムインフラの整備が不可欠

2011年に策定した「2020年ビジョン」に基づき、事業領域を拡大させ、その結果、当社の事業内容を劇的に変化させてきました。 しかし、事業拡大に対して、暫定的な措置の積み重ねでシステムを拡張していたため、事業の成長にシステムインフラが追いついていない状況が発生していました。

事業領域の拡大(特に、海外取引が増加)している中、この流れをさらに加速させるためには、 「国内外を問わず、一貫して管理できるシステムインフラ」を整備して、ムダな作業の解消・合理化を目指す必要があると感じていました。



導入前の課題

2重入力などの重複した作業、ムダな作業を無くしたい

「見積・受発注」(見積~受注)と「売上・会計」(売上~請求)で別々のシステムを併用していたり、旧システムは外貨対応ができなかったので、
「海外取引用の見積・受発注」システムも別に導入していたりと、システムがバラバラな状況でした。
各々のシステムに同じ内容を入力しなければならない場合も多々あり、非効率でした。
さらに、その入力は手作業なので、内容に不一致が発生することもあり、チェック・修正にも時間が掛かっていました。

会社の成長ともに、内部統制を強化したい

顧客に満足の高いサービスを実現する、迅速なサポートを行えるように、国内・海外拠点の展開も加速させました(国内9拠点)。
新たに展開した拠点に決裁者がいるとは限らないので、スピーディーな見積書提出・受発注処理などを行うためには、承認フロー・仕組みの見直しも求められていました。
ですので、システム入替えに際しては、システムによる統制、つまり、ワークフローシステムの導入によって、業務の効率化・内部統制の強化を図りたいと考えておりました。

「物販・案件型商談」と形態の違う取引をシステムで管理したい

当社の取引は、大まかに「消耗品などの単純な販売(物販)」と「物販と役務提供(案件型商談)」の2つに分類されます。
案件型商談の具体的な例では、「大型生産設備・消耗品の販売と設置工事」などがあります。

案件型商談は、「受注から納入検収までが長い」「売上月と仕入月がずれる」といった特徴があり、物販とは違う管理方法が必要でした。
旧システムは、物販向けのシステムだったので、案件型商談の取引形態には対応しておらず、入力を工夫して使用していました。
しかし、中には、システムに入力しづらいものもあり、それらはExcelで管理をしていたため、管理の手間や参照する際の不便さが発生していました。



システム・ベンダー選定のポイント

「要求を的確に理解」「根気強く丁寧な回答」が選定の決め手

新しいシステムは、「コスト、サポート、機能、使いやすさ、当社の希望に沿った運用が可能か」を軸に検討しました。
また、ベンダーには、「当社の課題や希望を的確に把握共有して、解決してくれること」「適切にフィードバックを頂けるパートナーであること」を求めました。

そして、コンペで2社に絞り、社内向けにデモ実施したところ、評判の良かったFutureOneに決定しました。
詳細な選定の決め手は、「要求内容を的確に理解した上で提案していただけた点」「当社からの質問や要望に対して根気強く、丁寧に回答いただけた点」です。
さらに、FUTUREONE ERPのインタフェースが、全体的に旧システムと似ており、「営業事務と経理からの評価が高かった点」がダメ押しになりました。 

パッケージをベースにカスタマイズを組合せられるシステム

今回のシステム刷新の範囲には、「会計システム」も含まれていたので、新年度(1月)から新システムを本稼働させたいと思っていました。
なので、5月から要件定義を開始して、「約半年という短納期」で本稼働を実現させられるシステム・ベンダーを選定する必要がありました。

(導入後に振り返ってみると)0からシステム構築をすることは、当社の希望する納期・コストに合わず困難でした。
パッケージシステムで一般的な社内業務の形をベース化し、当社業務と合わない箇所をカスタマイズする手法は、コスト・納期の観点からしても、 適切な選択であったと考えています。



導入時の良かった点

臨機応援で素早い対応

2016年1月の本稼働に向けては、主要課題の解決をパッケージ機能を活かして実現することを優先して行いました。
この優先事項が明確となっていた為、要件定義の時には社内から多くの追加要望がありましたが 「当社のあるべき姿」と「納期」を優先し、FutureOneと伴に要望の取捨選択を繰り返しました。
その際に、当社からの質問や要望に対して、即時に、具体的な内容で回答をいただけました。非常にタイトなスケジュールでのシステム導入だったので、 これは非常に重要な要因でした。大変、有難かったです。


その結果、新旧システムの並行稼動(1ヶ月間)を2015年内に完了させ、予定通り2016年1月から新システムを単独本稼動ができました。
そして、運用初年度の決算も無事に完了させることができました。



適切な提案・アドバイス

特に、システム移行のためのロードマップは、適切なご提案をいただきました。
旧システムからどのように移行するか、データ継承するかなど、適時、数種類のパターンを提示していただき、それらを検討しながら進めることで、 社内での作業分担や作業項目の抜け漏れが防止され、着実に実運用までこぎつけることができました。
また、途中で発生したトラブルやイレギュラーに対しても、即対応していただけて、非常に心強かったです。

さらに、システム以外の、運用や業務の相談にも応じていただけたのがよかったです。
「会計処理のルール」「原価の考え方」「在庫管理・評価」「検収基準」「承認プロセス」などについて、社外監査役のような客観的意見・アドバイスを頂きました。実際にそれを現在の日々の運用に活かせています。



導入効果・業務変化

「見積&受発注」「売上&会計」「貿易」管理を同一システムで行えるメリット

業務フェーズごとにシステムが異なる、国内外取引でシステムが異なることによる、2重入力・確認などの重複した作業は、FUTUREONE ERP導入後、劇的に無くなりました。 現場社員からは、各フェーズの業務が同一のシステムで対応できるため、「過去の見積・受発注がいろいろな方法・キーワードで検索できるのがとても便利」 「国内・海外取引用の書類が同じシステムから出力できるのがよい」「国内・海外取引を意識せず、債権債務消込の確認作業ができ、業務がスムーズになった」などの 感想を貰っています。



営業の使い勝手はそのままに、正確な情報が入力される見積書

当社にとって見積書は、顧客に提示する提案書でもあり、「自由な記載ができること」と、一方で「取引条件など債権回収に必要な情報を正確に管理できること」を求めておりました。 この点、FUTUREONE ERPでは、入力内容の自由さを保ったまま、取引先固有の取引条件が見積書に初期入力されるようになりました。 以前は、現場担当者が経理担当者に、都度、取引条件を確認しに行く必要がありましたが、今は不要になりました。 そして、現場担当者が取引条件を変更した場合には、経理担当者も同一のデータでもって(変更された)見積書を確認できるので、チェックの手間が軽くなりました。


さらに効率化を進めるべく、見積取込機能を追加開発してもらいました。 得意先様からのご注文データを取り込んで、見積書を作成できる機能で、大口の得意先様との取引に使用しています。大口のご注文に対する作業が効率化できたので、 そのインパクトは大きかったです。



内部統制のあるべき姿に近づけた

ワークフローシステム導入、(発注時などの)証書添付などの運用変更により、承認が厳格化されました。
承認要否の曖昧な箇所がなくなるなど、社内業務の流れはあるべき姿へ近づけたと思っています。 承認工程が可視化されたことは、経営層からも高い評価をもらっています。



「物販・案件型商談」の取引管理を共存、受発注単位の売上・利益の把握が可能に

物販と案件型商談の取引を一元化すると共に、国内と海外の取引についても一元化でき、把握したい情報がすべてERPに集約されるようになりました。
案件型商談で発生する前受金の発生や残高を把握することや、海外取引の課税・非課税の混在や外貨建ての売掛残高管理が実現できました。
特に良かったのは、受発注単位での売上総額・粗利総額を確認する帳票を作成したことにより、個別案件の数字の見える化を実現できたことです。
意思決定・経営判断などにとても、役立っています。



今後の展望・ご要望

海外の現地法人では別のシステムを使用しているので、そのシステムとFUTUREONE ERPを連携して、月次の連結決算の効率化を図って行きたいです。
また、分析作業がしやすくなる仕組み、活用できていない機能については、色々とご提案していただき、どんどん改善していきたいです。


要望としては、「データエクスポート処理のスピードアップ」や「(頻繁に変更する可能性のある帳票等を)ユーザの管理者が柔軟にカスタマイズできる機能」が実装されると、もっと、使いやすいシステムになると思っています。ぜひ、実現の程、宜しくお願い致します。



お客様の声

オフィス


今回のERP導入で感じたFutureOneの魅力は、「システム完成度の高さ」「ソリューション能力の高さ」「担当営業/SEのコミュニケーション能力の高さ」です。
厳しいスケジュール・難題の中、実運用が軌道にのるまで、当社に寄り添い『伴走』支援していただきました。それが、非常に有り難かったです。
また、保守が手厚い点も有り難いです。Webサポートページから問合せを行うと、当社専任の担当者が随時、迅速に電話にてサポートしていただけるので、安心できます。



ERP導入後、経費精算システムもFutureOneを通して導入しました。もちろん、ERPとの連携性も考慮していただけました。
今後、他システムを導入する場合も、必ずお声掛けさせていただきます。引き続き、宜しくお願い致します。



当社担当からのコメント

米沢工機様へのERPシステム導入では、限られた期間の中で販売、貿易、会計を一元管理できる環境を構築する必要がありました。
米沢工機様のプロジェクトリーダーを始めとする皆様に積極的にプロジェクトに参加いただけたことで、要望の優先順位付けや新旧両システムの並行稼働などの困難な場面でも両社で協力し合い乗り越えることができました。

今後も、米沢工機様の発展や新たな戦略において最適なシステムを提案し続けることで、お役に立てるように尽力して参ります。

お客様情報

ロゴ

企業名

米沢工機株式会社

所在地

〒158-0082 東京都世田谷区等々力1丁目33番16号

業務内容

工作機械、生産設備、CAD/CAMシステムの提案・導入支援・サポート、工作機械の輸出入業務仲介

代表者

青木 俊一

創業

1954年1月5日

設立

1957年12月27日

URL

http://www.yonek.co.jp/

※記載されているお客様情報については、2018年2月時の情報です。

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