システム化という投資の価値は、いかに業務負荷を減らせるか。FUTUREONEの導入ではその価値が感じられた

空調・ビルシステム設備販売業

菱東産業株式会社 様

業態にフィットしたシステムにより、データの活用と数値照合の手間削減を同時に実現し、営業・管理両面の改革に成功

• 課題・提案・効果
• システム選定のポイント
• 導入効果
• 導入後サポートの評価
• 今後の展望
• 代表取締役からのコメント
• 当社担当からのコメント
• お客様情報

課題・提案・効果

システム選定のポイント

担当者の豊富な製品知識とレスポンスの速さが決め手

「FUTUREONEHybの導入前に使用していた基幹業務システムはAccessを用いてスクラッチで構築したシステムでしたが、データの活用度が低く、入力したデータを適切な形で帳票として出力して分析に利用したり、会計連携や手仕訳に柔軟に対応することができませんでした。そこで、基本機能がきちんとそろっているパッケージに、カスタマイズが加えられるシステムを探していました。」(柏戸氏)

「カスタマイズ前提のパッケージということで複数社に声をかけました。その中でもFUTUREONEHybを選んだ理由は、担当者の理解度とレスポンスの速さでした。パッケージの原型に手を加え、自社仕様を作っていくことが主題であるため、システムの仕様について打合せが必要となりました。その上コンペですから、複数の業者と打合せをしなければならず、1社1社とじっくりを腰を据えて打合せをする時間がない状態でした。そのような状況で打合せを進めていく中で、FutureOneの担当者は、課題や要望を持ち帰り、確認してから返答するのではなく、その場で一次回答をしてくれたことが好印象でした。他社の、一般的ないわゆる営業職の担当者の場合は製品を売るのが仕事というスタンスで、菱東産業の業態や、それに見合う仕組みづくりについてはある程度回答までの時間がかかっていたのに対し、FutureOneの担当者は、豊富な製品知識と、業態に見合ったシステム構成に対する知見の深さがあるため、まず打合せ中に返答があり、その後裏付けとして詳細の返答が来るというのが時間節約の点で非常に助かりました。」(加藤氏)

導入効果

業績拡大に合わせ、多角的なシステム化・効率化を実現

「FUTUREONEHybの導入前に使用していたシステムは、入力したデータを活用することができず、導入時に要望していた帳票が実現できていない状態でした。システムを導入するからには、データを活用でき、ペーパーレス化できることをテーマに、営業と管理両面からシステム化を進めました。

まずは、FUTUREONEHyb導入にあたり、『物件カード』をシステム化しました。物件カードは創業以来、売上原票として使用していた独自の伝票です。この慣れ親しんだ物件カードの項目を全く変えずにシステム化できたことで、カードの利便性や視認性を損なうことなく、システムを使用することができました。さらに、システム化することで、物件1件に対しどの原価要素がどれだけかかったか、などのデータが一目で確認できるようになりました。

また、支払サイトの考え方をシステム化しました。部品調達後、売上げるまでにどれだけの金利がかかるのかを営業の物件管理書類に明確に印字することで、営業担当者1人1人に対して物件ごとの利益管理の意識付けを行いました。

管理面では、FUTUREONEHybの導入時は売上が伸びてきた時期で、桁違いに伝票数が増えたタイミングでした。バックオフィスの作業負荷が増大し、当時の人員数で作業量を賄うことが難しくなってきた中で、いかに手間を減らすかを考えました。

バックオフィスの問題の1つとして、『物件ごとの仕入原価と仕入先からの請求額との消込などが、同一システムの中で数値の確認ができてないため、差分が出やすく、また差分が出た場合の手作業の処理に時間がかかっている』という問題がありました。対策として、仕入金額と請求金額を同一システム内に集約することで、照合を容易にし、また調整も行えるようにしました。その結果、伝票量の増加に対しても人員を増加させることなく対応することができ、処理の精度も上がりました。」(加藤氏)

導入後のサポートの評価

ヘルプデスクシステムと電話での問い合わせをケースに応じて併用

「インターネットを介してFuruteOneのサポートチームに問合せができる、ヘルプデスクシステムを利用しています。電話一本で済ませても良いところを、ヘルプデスクシステムを利用することで、問合せ内容を文章化し、資料として残ることを意識する必要が出てきます。その結果として、頭の中の整理につながる点が良いと思います。 また、履歴が残るので、他の社員が同じ業務をするときに、履歴を見て解決できたり、どの社員が経緯を知っているかがわかったりすることも良いと思います。 もちろん、緊急度の高いものは電話させてもらいます。メリハリのあるお付き合いができていると思います。」(足立氏)

今後の展望

マスタ一本化による属人性の排除と効率化が次の課題

「今後のシステム構想としては、ERPの導入を意識しています。現状では、人事・グループウェア・基幹業務・・・といった各システムに同じ内容を重複登録していますが、そのマスタを一本化することで、更新漏れを防いだり、特定の担当者でなくても作業ができるようにしたりといった、属人性の排除と効率化を目指したいと思います。その際にはFutureOneにも相談に乗っていただけたらと思います。」(柏戸氏)

代表取締役からのコメント

システム改修を通して、新しい考え方を社内に浸透させたい

•   代表取締役 加藤 重信氏

「FUTUREONEHybは経営者の立場にとって決して安くはない投資でしたが、エンジニアリングサービスという変わった業態での売買活動には、業務面の省力化が必要だと考えました。人員を補充し、教育を施し、増大していく業務に対応することを考えると、システム化という投資の価値は、いかに業務負荷を減らせるかというところにあります。日々の課題を改善していきながら、FUTUREONEHybは現在では業務にかかせない仕組みとなっています。当時の判断は正しく、投資以上の価値が出たと考えています。」(加藤氏)

お客様情報

企業名	菱東産業株式会社
所在地	東京都千代田区東神田3-4-4　RKビル
業務内容	事業用空調設備販売、ビルシステム設備販売 業務用照明設備販売、計装設備設計施行、各種保守メンテナンス
代表者	加藤 重信
設立	1978年1月7日
URL	http://www.e-ryoto.com/

※記載されているお客様情報については、2017年6月時の情報です。