「一番大きかった点は、在庫情報が統一化され、発注予測数を自動計算できるようになったことです」

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2016/10/06

「一番大きかった点は、在庫情報が統一化され、発注予測数を自動計算できるようになったことです」

メディア

金属/非金属加工卸業

竹内工業株式会社 様

導入製品

FUTUREONEIds

年商

40億円

従業員数

80名

対象業務

販売管理

導入期間

約1年

業務内容

工業用プラスチックファスナー、電磁波ノイズ対策製品、熱対策製品の開発、製造、販売



・受注数が発注数に自動連動しているため、手計算が無くなり数字の精度が向上

・数分かかかっていた在庫検索が、数秒になり、現場ストレスを軽減



工業用プラスチック製品・部品の開発、製造、販売を行う竹内工業株式会社様 (以下、竹内工業様) 。
独創的な製品開発と、その品質の高さを実現するため「新しいものに挑戦」という志のもと、販売方法、お客様へのサポート、組織、生産体制に
至るまで改良を追求し、年商50億円企業となるよう日々精進されておられます。



竹内工業様がシステムを刷新するきっかけは、
既存システムがカスタマイズに対応してなく融通が利かないため、業務内容に合わせられなかったことでした。
結果、Excel、Access、債権管理、検品システムといった別システムを無くすことができず、情報の整理・集約に手間がかかっていました。
また、発注作業は人の手で計算していたため、在庫の過剰発注などのミスが起こりうる状態でした。



課題・提案・効果


課題
  • ・複数システムで在庫を管理し、実際の在庫状況が即座に分からない
  • ・手計算で手間、ミスが誘発しやすい発注数量の算出を自動化したい
  • ・システムが分散化し、同じ内容の二重入力が必要
提案
  • ・入出荷の情報を一つにまとめ、検索機能から瞬時に在庫数の把握が可能に
  • ・販売予定と受注済みの在庫状況から発注予測数を自動計算できる機能を導入
  • ・複数存在する同一内容のマスタや債権の情報の統一化
効果
  • ・取引先への在庫確認の回答速度を向上させ、顧客サービスの改善と機会損失を防止
  • ・自動化によって担当者の判断に任されていた業務が減り、標準化に成功
  • ・二重入力による数字の不整合を削減、処理速度の改善から現場のストレスを軽減

システム選定のポイント

現場の業務内容、要望に柔軟に対応できるシステムと、業務への理解力

システム選定の一番のポイントは、システム統合による現場業務の効率化でした。
そのため、既存システムのような、カスタマイズができず業務内容に合わせられないシステムではなく、現場の業務内容、要望に柔軟に対応できるシステムである必要がありました。


担当者
  •     管理部 係長 伊藤氏

「当社の業務(資材部での発注、経理部の債権管理、営業部の販売予測、商品センターの検品・出荷、
国際部のインボイス・パッキングリスト発行)で発生する情報を整合性を担保しつつ、
ワンシステムに集約化するには、機能実現性だけでなく、当社の業務・運用を理解していただく必要がありました。
FutureOneが最もその条件に合っていたベンダーでした。

他社との一番の違いは、業務を顧客目線で考えていただけた点です。
FutureOneはヒアリング期間が最も長く、全ての業務に関して「ひょっとしたら当社社員より業務が分かっているのではないか」と思うくらい知識が豊富な印象でした。
他社も複数提案に来ていたのですが、業務への理解度が一番高かったです。」(伊藤氏)



要件定義の良かった点

要望を全て叶えるのではなく、最も効果の出せる方法を考え全体最適へ

要件定義では、各部門ごとに異なる要望が出た際に、竹内工業様にとって最良な機能、運用は何かを問いかけるよう意識しました。


「要件定義は、既存システムの導入時を含め二回目の経験でした。基本的には『既存システムに合わせてほしい』いう前提はありましたが、
業務効率化のため新たな機能を想像でお願いしていました。FutureOneはその想像に合わせながら更なる提案をしてくれました。」(中村氏)



「部門ごとに相反する要望が出たとき、会社としてどちらの要望を優先すべきか判断に苦労することがありました。
その際、判断を当社に任せるのではなく、当社にとって最も効果が出せる方法を一緒に考えてくれ、頼りになりました。
また、既存システムのベンダーは、先方が要件を分かったつもりのまま構築に進んだため、話し合った内容と別のシステムができてしまったことがありました。
一方、FutureOneは当社の『うちはこういうことやりたいんだ』と言う内容を、的確に理解してくれたので要件定義も安心感がありました。」(伊藤氏)



導入時の良かった点

できる限り疑問点には即答し、予定通りのタイミングでカットオーバー

新システムの並行稼働中は、帳票の見方など既存システムとのギャップに慣れるまで戸惑われることが多々ありました。
操作の不明点や、帳票の印刷ずれのトラブルのお問合せがありましたが、出来る限り並行稼動中に細かい部分まで即答し、現場の方々が混乱することが無いように心がけました。


担当者
  •      資材部 太田氏

「はじめは不慣れなこともあり、操作に慣れるまではある程度の時間を要しました。
しかし、日々の問合せにすぐに対応していただき、時間がかかるものは事前に教えてもらっていたので、
予定通りのタイミングでカットオーバーできました。
また、操作説明会を本社だけでなく、各拠点でも実施していただくことで、拠点メンバーへの安心に繋がりありがたかったです。」(伊藤氏)



「新しいシステムの方が運用しやすかったです。
システムに関する要望も人それぞれでしたが、細かい部分まで対応してくれたと思っています。」(太田氏)



導入後サポートの評価

社内ネットワーク面(VPN)をすべて一括サポートし、システム担当者の負荷を軽減

導入後のサポートは、竹内工業様の業務、システムを熟知した専任の担当者がサポートしています。
そのためカスタマイズした箇所の説明をしなくても、要望や状況を察することができるので、スムーズに問題を解決できます。
また、システムごとに問合せ先が異なっていたサポート窓口もワンストップのシステムを導入するFutureOneに統一化し、
システム担当者の負荷を削減することができます。さらに現在は、販売管理システムだけでなくネットワークも含め、FutureOneが一括サポートしています。


「サポートについての不満、リクエストは全く問題ないです。非常に助かっています。
他の拠点でネットワークが使えずに業務が停止するという事態が発生したことがあります。
その際にも、ADSL回線を通して本社のシステムの端末に拠点から接続し、リモートデスクトップ上で業務を行うという解決策を提案いただきました。
その提案がなければ、2週間は業務が止まっていたので、あの時のFutureOneの誠実な対応には非常に感謝しています。
現在は、販売管理システムに限らず、VPNも含めてすべてFutureOneにサポートいただいているため、ネットワークも安心して頼れるようになりました。」(伊藤氏)



今後の展望

汎用帳票の出力パターンの追加、タブレットでのシステム閲覧など、やりたいことは山積み

今回のシステムの刷新は、発注データ連携機能など当社業務の重要な位置を占める部分がシステムで自動化されたことがありがたかったです。
発注業務が効率的に行うことができ、事務処理時間とヒューマンエラーが削減されました。 ただし、システムを導入した後も、資材部からは『汎用帳票は他のパターンでも出せるようにしたい』、『過去履歴をどう出力するか再検討したい』という声があり、営業部では『タブレットを持って外出先でも販売管理システムが使えるようになれたらいい』という声がありました。
会社としてシステムを使用してやりたいことはまだまだある状態です。 次回のサーバーの入れ替え時に、費用対効果の面も一緒に考えながら、また色々ご相談させてください。



お客様の声

なにより、現場のストレスが軽減されました

パッケージシステムとカスタマイズを組み合わせて提案する手法は当社に合っていました。
実績のあるパッケージベースの構築ということで、品質面や納期面で安心できましたし、システム統一と現場効率化に必要なカスタマイズもしっかり業務にフィットするようにご提案、実装していただけました。


システム刷新前は、すべて自分たちの手計算で発注数を決めていたため、ヒューマンエラーから発注ミスや過剰在庫が生まれていました。
またお客様の納期が近い商品を急遽手配することも多く、時間に追われながら事務処理を行っていました。
導入後は、受注した商品と連動して発注が行え、数量も自動算出できるため発注ミスが激減しました。

担当者
  •  (左上より)
  •   営業部 主任 中村氏
  •   管理部 係長 伊藤氏
  •   取締役 管理部 部長 鵜沢氏
  •   資材部 太田氏

頭で判断しなければいけない部分がシステムで自動化されたので、
現場担当者の負荷が減り業務が標準化されました。
もちろん、処理速度も速くなり、例えば数分かかっていた在庫検索が数秒単位になり、現場のストレスがかなり軽減され、『以前のシステムより使いやすい』、『無駄な残業が減った』と喜びの声もあがっています。
また、短縮された時間を他の業務に割けるようになりました。

サポート面でも、システムの統合と共にサポート窓口が一本化され、
専任担当の方もついてくれるので、安心して業務に専念できる環境になりました。



当社担当からのコメント

竹内工業様のシステム導入においては、部門ごとに複数存在しているシステム(Excel、Access、その他パッケージシステムなど)を一つのシステムに統合することで、データの源泉を集約し、二重管理による入力漏れやミスを解消することを大きな目的としていました。
これを実現するには、自部門だけでなく、他部門への影響を考慮したうえで、会社にとって一番プラスになる方法は何かをシステム導入に関わるプロジェクトメンバー全員に考えていただく必要がありました。

竹内工業様のプロジェクトメンバーの一人ひとりが、この視点で導入に取り組めたことが、システム導入成功の一番の要因になったと思います。
システム導入の成功可否は、プロジェクトメンバーが皆同じ方向を向いているか、に大きく左右されるものだと実感しました。
そういった皆様と一緒にこのプロジェクトに携われたことを営業担当として誇りに思います。

お客様情報

ロゴ

企業名

竹内工業株式会社

所在地

東京都大田区北千束3-22-3

業務内容

工業用プラスチックファスナー、電磁波ノイズ対策製品、熱対策製品の開発、製造、販売

代表者

竹内 保市

設立

1981年1月8日

URL

http://www.tkk-nets.jp/

※記載されているお客様情報については、2016年9月時の情報です。