経営判断の迅速化、利益確保、営業活動にも奏功するシステム活用

システム選定のポイントについて教えてください。

林 様:
フェーズ1については、以下のポイントを重要視していました。

1）システム統合
2）紙ではなくデータに基づく業務の実現
3）実績数字（売上・利益）の報告スピードと精度の向上
4）チェック業務の解消

フェーズ2は、システム面の課題はもちろんのこと、コロナ禍や繁忙期といった条件下でのシステム更改をいかに効率的に実現できるかを選定ポイントとしました。

システム構築中のご苦労や良かったことについてお聞かせください。

林様:

フェーズ1:

業務フローの整理は大変でしたね。最初に全ての取引の業務フローを確認する必要があることに驚きましたが、膨大な量の資料を全て確認しました。元々、頭に入っていた業務でしたが、悪戦苦闘しながらも言語化、記号化することをこの時に覚え、システムの習得度が一気にあがったのは現在も役に立っていると思います。立場や思考などによって、システムに対する理解の相違がこのタイミングで表面化し、共通認識に持っていくまでのプロセスも大変でしたね。バグチェックも非常に苦労しましたが、基本設計通り動いているかを確認することができましたので、重要かつ良い経験だったと思います。システム上のバグなのか問題取引が起きているのかがシステム上で可視化されますので、コンプライアンス遵守の側面でも貢献しています。

業務フローの整理を含むヒアリングと基本設計をしっかりやってくれましたので、システム構築に入ってから問題が発生しても、軽微な修正で済んでいたのは良かったと思います。失敗するパターンとしては、認識の齟齬があるままにシステム開発を進めて、納品後にギャップが発覚してしまうことがあると思いますが、FutureOneに関しては常にベクトルが合っていましたので安心して進めることができました。上流プロセスで認識を合わせることができていましたので、プロジェクトはほぼ確認作業のみで進めることができました。この大変なプロセスにおいて、コミュニケーションを密にとってくれ、時間をしっかり割いてくれたのは非常に良かったと思います。また、会計領域の専門性も高く、フォローしてくれて安心でした。

導入後、現場に多少の不満はありましたが、それは新システムに移行した当初だけで慣れてしまえば問題は解消されていきました。

システム移行時はどうしても残業が増える～次第に新システムに慣れて残業が解消されていく～目に見えて利益がでる～経営層から従業員に還元される、という良い流れになりました。

フェーズ2:

業務量の多い夏の繁忙期である点に加えて、コロナ禍も重なり難しい条件の中での導入となってしまいましたが、FutureOneのシステムを継続利用していたことで乗り切ることができたと思います。フェーズ１で実現していた効率化された業務がベースとなっており、その延長線上でスムーズにシステム構築から導入を進めることができました。他のベンダーに変更していた場合は、より大きな負担となっていたと思われます。

フェーズ1とくらべ、導入初期段階におけるテスト運用や支援は大幅に少なくなりました。

パッケージ＋カスタマイズ型のシステムですが、改めて御社にとって合っていると思いますか？

林様:

カスタマイズの前のヒアリングで当社の強みや弱みを理解してカスタマイズしていただけたのは助かりました。

機器販売本部、エンジニアリング本部向けにカスタマイズした機能の効果についてお聞かせください。

機器販売本部については、粗利・粗利率が不正確なシステムを利用していたこともあり、まず数字に対する信憑性が大幅に上がりました。それにより手作業で行っていた利益管理から解放された営業は本来の営業活動に注力できるようになりました。

エンジニアリング本部においても、元々エクセル管理だったため大幅な業務の圧縮効果がでました。

基本的な業務はシステムがやってくれていて、管理業務はイレギュラーな事象の対応に絞ることができる、一般業務は専門性を必要としない、など使いやすいシステムだと思います。