業界特有の商習慣に合わせたカスタマイズにより、業務効率化を促進

課題

• ■仕入先から受発注の電子化の要請を受けていた
• ■見積・納品・請求書などを手書きで作成していたが、限界を感じていた
• ■業界特有の商習慣に対応できるパッケージシステムがなかった
• ■現行システムの安定性・サポート、会社の体制に不安があった

提案

• ■仕入先とのデータ連携による受発注業務の自動化
• ■商習慣に則したカスタマイズによる伝票発行・処理機能の追加

効果

• ■受発注業務を要員を増やすことなく、処理できている
• ■伝票発行がシステム化され、業務時間の短縮、ミスの軽減ができた
• ■商品・顧客・取引情報を営業活動・伝票作成業務に活かせるようになった
• ■システムの安定化が実現

”未知の領域”の研究をサポートする試薬・検査薬等の卸売業者

取締役 総務部長　鈴木様

貴社の紹介をお願いします。

鈴木様：当社は医療系大学の研究機関などを対象とした研究試薬卸売業者です。
試薬や臨床検査薬、検査機器などを国内外のメーカーより取り寄せて提供しています。
取扱商品でわかりやすいものでは、アンモニアや水酸化ナトリウムなど高校の化学の実験で使うような薬品などです。
大学の先生や研究機関の研究者の方から「この文献に載っているこの薬品がほしい」などのご相談をいただき、商品を提供しています。

営業部係長　青木様

青木様：医薬品メーカーなどへ卸売している業者とは異なり、私たちが扱っている商品は「未知の領域の研究で使用されるもの」です。
先生方は毎回同じものを使うわけではありませんので、1つの薬品を大量に仕入れるのではなく、少量多品種。
先生方に必要なものを伺い、数万点もの商品のなかから探して取り寄せ、販売しています。

基本的にはご注文があってから、商品の仕入れを行うため、在庫が売れ残るリスクがない点が当社の強みだと思います。
また、認可がないと扱えない商品ばかりですから、先生・研究者同士の紹介や口コミなどで当社を選ばれる方が多いようです。

FutureOneのシステム導入以前に抱えていた課題は、どんなことでしたか？

鈴木様：システムを入れる前は、伝票類はすべて手書きで作成していました。
この業界の特徴でもあるのですが、仮納品書や見積書・納品書・請求書など、大学の先生・研究機関へ提出する伝票は、今でも手書きのものが多いのです。

一方、仕入先からはシステム化を要望されていました。
手書きの発注書をFAXで送っていたのですが、このフローを電子化・自動化したいという希望でした。

そこで、2000年ごろに仕入先からご紹介いただいた業者に依頼して、初めてのシステムを導入しました。
そのシステムは、専用のスクラッチ(独自開発)システムだったので、便利に使えていましたが、ときどき調子が悪くなり、その都度、業者に来てもらうようなものでした。
その業者は個人事業主の方だったので、システムの安定性やサポート、会社の体制には、不安を感じていました。

そんな折に、仕入先から紹介されたのが、FutureOneさんでした。2002年来のお付き合いになります。

実際に導入いただいた後の効果について教えてください。

青木様：最大の効果は「仕入先とのデータ連携による業務の自動化」です。
具体的には、商品マスタや受発注データなどを連携させ、オンラインでやりとりしています。
今では、手作業でやっていた業務を自動化させることができ、少ない要員で処理できています。
基本はシステムで処理を行い、チェックのみを私がやっています。

鈴木様：商品・顧客情報を共有できるようになったことが良かったと思います。
手書きだと、自分以外の営業が作成した伝票の中身がわかりません。
しかし、システムであれば、「どの大学に」「どの商品を」「いくらで売ったのか」の履歴が容易に検索でき、以後の営業活動や伝票作成にも活かせるという点も、メリットに感じています。

また、仕入先の商品マスタを取り込んでいるので、商品検索が非常にしやすくなりました。
以前は、机の上にカタログを何冊も並べて「この試薬を購入したい」という先生方の要望に応えていたのですが、どこへ注文すればいいのか迷ったり、そもそも日本語じゃないカタログもあったりと、探すのも一苦労でした。

青木様：薬品名を指定される先生もいらっしゃるのですが、「こんな薬品あるかな？」というニュアンスでご相談いただくこともあります。
この場合は、似たような商品をご提案するのですが、システム化により検索性が向上したことで、ご提案がしやすくなったと思います。

2002年の初期納入以来、これまで4回、当社でシステムリプレイスをされています。他社への乗換を検討されたことはありましたか？

鈴木様：ほぼ5年おきにシステムのリプレイスをしてきましたが、最初のリプレイスの際には、他のベンダーに見積を依頼したことがあります。
「妥当な費用なのか否か」を確認するために、相見積を行いました。

結果、システムの基本的な費用は、どのベンダーも大きく変わりませんでした。
機能についても、当社が使用したい機能の範囲内の比較においては、大差はありませんでした。

ですので、「当社・業界の商習慣に合わせて柔軟なカスタマイズができる点」を重視しました。
また、FutureOneさんに不満があった訳ではありませんので、システムを乗り換えることによるコスト(新しいベンダーに一から説明して、当社を理解いただく手間、社内への説明、社内教育など)を掛けてまで、別のベンダーにするメリットはありませんでした。

長い付き合いがあり、当社・業界の特徴をご理解いただけているFutureOneさんだからこそ、継続させていただています。

業界特有の商習慣にフィットするカスタマイズ

鈴木様：当社では「みのせ」と呼んでいるのですが、「見積書・(仮)納品書・請求書」を業界特有の商習慣に則り、発行・処理できる機能をカスタマイズで作ってもらいました。
カスタマイズ以前は、処理に手作業(過去に発行した複数の紙の伝票を探してきて、伝票を作成する)があり、その手作業がとても大変でした。
カスタマイズ後は、一連の処理をすべてシステムで行えるようになりました。
手作業がなくなり、処理時間が短縮できましたし、ミスの軽減にも繋がりました。

通常の販売管理システムでは、あり得ない処理(機能)です。
ですので、きちんとヒアリングをしていただき、当社の業務を理解していただける経験豊富なFutureOneの「人」と、柔軟なカスタマイズができる「システム」でなければ、実現できなかったと思います。

当社のサポート体制はいかがですか？

鈴木様：販売管理システムのサポートはもちろん、それ以外にも、社内ネットワーク(無線LAN)などでもサポートいただいています。
先日は、メールソフトに不具合にも対応してもらいました、ちょっとしたトラブルでも、気軽にご相談できるので、嬉しい限りです。

当社のような中小企業でも、時代の流れとともに様々な改善点が出てきます。また、顧客や仕入先からも要望をいただきます。
それらに対応するためには、やはり、システムの変更が必要になります。
FutureOneさんでは、当社のシステムをよく知っている専任のサポートの方が対応していただけるので、話も早く、スピーディーに対応していただけています。
とても頼もしい存在です。

長年お付き合いをさせていただいている中で、当社への評価をお聞かせください。

鈴木様：長年の付き合いをしていると、当然、FutureOneの営業の方も代替わりしていきます。
代替わりしても、引き継ぎはきちんとされていますから、不満はありません。
むしろ、定期的に人が代わった方が、私は良いと考えています。
同じ人がずっと続けていると、ある意味”慣れ合い”が発生して、時代の流れの変化についていけなくなる可能性があります。

システムにしても、「全く変えることなく同じものを使い続ければよい」という考えもありますが、
ずっと同じものを使っていると、全体の変化についていけなくなってしまうリスクがあると思います。
システムを改善したり、要望を検討して取り入れたり、ビジネスや時代の変化に対応させたりするのに、5年ごとのリプレイスもよいきっかけになっています。

人もシステムも定期的に変えていくことで、私たち自身もその変化に対応していかなければいけないと考えています。

今後の展望があれば、教えてください。

鈴木様：手書きで対応している業務のうち、可能なものはシステム化を進めていきたいです。
具体的には、「売掛金の管理」のシステム化を検討しています。
一般的な企業ではシステムでの管理は当たり前だと思いますが、当社では業界の商慣習上、システム化が困難です。
経理がチェックに苦慮していることは承知していますから、導入のタイミングを見極めて、カスタマイズで実現してもらおうと考えています。

業界の商習慣上、すべてシステム化するのは困難ですし、時にはアナログの方が効率的な場合もあります。
それらを吟味しながらも、「こうすれば楽になるんじゃない」という社員の要望にも耳を傾けながら、一歩ずつでも合理化を進めていければと考えています。

業界特有の商習慣から、一般的な販売管理システムの機能ではなかなか対応できないような点もありましたが、様々な事例を活用しながらカスタマイズで対応させていただきました。
システム化がすべて、「善」ではありませんので、利根化学様のご意見を丁寧にヒアリングさせていただき、タイミングも含め、本当に効果があるものをご提案したいと思います。
引き続き、ご期待に応えていけるよう尽力してまいります。