システム診断のすすめ～そのシステム、今も効果を発揮してますか？～

本コラムはこんな方におすすめです

「システムを運用している情報システム担当者の方」「経営者の方」、また「システム更新を検討される方」におすすめのコラムです。

ITシステムの診断はしていますか？定期的なシステム診断のすすめ

システム導入時は、解決できる課題を明確にし、投資対効果を試算するのが一般的です。

そして、システム導入直後は、「課題は解決できたのか」「想定していた効果が得られたのか」などの評価レポートを作成したり、ITベンダにレポーティングしてもらいながら、経営層に「効果」を報告している企業も多いと思います。
また、評価を行わなくても、「業務が楽になった」「効率が上がった」などと、”実感として効果を把握”できるでしょう。

しかし、数年運用しているシステムは、そのシステムの維持・管理に手を取られてしまい、
「今もシステムは効果を発揮しているのか？」の評価は、おざなりになってしまうことが多々あります。

システム診断をしてみると、「事業・業務が変わった(増えた)」「働き方が変わった」「担当者が変わった」などの理由で、
実は十分なパフォーマンスを発揮できていない(最悪の場合、非効率の温床になっている)システムに、多額の費用を掛けていたというケースはよくあります。

定期的にシステム診断を行うことで、費用を抑制したり、生産性を向上させることができるかもしれません。
また、システム診断は、現場社員の問題・課題・ニーズを発見するきっかけにもなります。
現場の課題などをITソリューションで解決・実現できれば、さらなる生産性の向上にも繋がります。

システム更新を検討する前にも、システム診断は必要です。
まずは、「現行システムはいつまで使い続けることができるのか」を明らかにします。
※ハード・アプリケーション・OSなどのサポート期間などを調査します

その後、経営・業務への貢献度や適合率を調査し、「現行システムを使い続ける」「バージョンアップする」「新しいシステムを導入する」などのシステム更新の方向性を検討します。

システム診断の事例と効果

システム診断の具体的な事例と効果は、下記の通りです。

◆現在の利用者がシステムの導入目的・機能を十分に把握できておらず、非効率な業務運用を行っていた。
　改めて、システム操作説明を行うことで、システムが正しく利用され、業務を効率化できた。

◆導入当初よりもシステムの利用者が少なくなっていたため、利用ユーザー数の変更を行った。
　システムのランニングコストを削減できた。

◆技術的な問題であと数年しか、現行システムが利用できないことを事前に把握。
　余裕をもってシステムの更新作業を進めることができた。

◆診断をする際に、現場社員にヒアリングを実施。
　現状システムの問題・課題の把握はもちろん、その他の要望・困りごとについても、把握できた。

自信を持って回答できなければ、要注意！

システム診断が必要か否かを判断する質問をご用意しました。
自信を持って回答できるものが少ない場合は、要注意です！

• システムは安定して稼働していますか？
• システム利用者の方は十分に機能を使いこなせていますか？
• 使っていない機能を把握していますか？
• システム利用に関する現場の困りごとを把握していますか？
• システム導入当初に想定していた投資効果が得られていますか？
• 現在も費用に見合ったパフォーマンスを発揮していますか？
• 現状の業務運用にフィットしていますか？
• あと何年使い続けることが可能ですか？

まとめ

情報システム担当者は、日々、システムの維持・管理や問い合わせへの対応に追われ、現在利用しているシステムが有効に活用できているのかを定期的にチェックする時間を取るのは難しいとは思います。
しかし、システムが「期待する効果を発揮しているのか」「今後も継続して使用できるのか」などの評価も情報システム担当者の重要な仕事の一つだと考えています。

昨今だと、「AIやIoT、RPAなどで新しいことできないの？」という要望を経営層から訊かれることもあるでしょう。
その際にも、まずは、システムの診断を行ってみるとよいと思います。
なぜなら、診断を通して、新しい企画のアイデアを見つけられる可能性があるからです。
「現場社員から問題・課題・ニーズを汲み取り、新しい技術を駆使して、問題を解決する」といったこともできるかもしれません。


このコラムを読んでいただいた方には、ぜひ、この機会にシステム診断を行ってみてください。
とはいえ、「システム診断ってどうするの？」という疑問もあるかと思います。
お問い合わせいただければ、簡単にシステム診断の方法をご説明します。