RFP(提案依頼書)とは？RFPのメリットと作成ポイント

RFP（提案依頼書）とは

RFPとは、「Request For Proposal（提案依頼書）」の略であり、発注者が情報システムを導入するにあたり、発注先の候補業者（ITベンダー）に具体的な提案を依頼するための文書です。

自社が求めるシステムを導入（選定）することを主な目的として、RFPは作成されます。

RFPが必要な理由とメリット

RFPが作成されていない場合、発注者は提案をITベンダーに依頼・説明するたびに、要求事項を伝えなければならなくなり、ITベンダーごとに依頼・説明している内容が変わってしまうなどの事態が発生します。

RFPがあれば、効率よくITベンダーとコミュニケーションできます。
また、ITベンダーに異なる要求事項を伝えてしまうリスクが軽減され、適切な提案(＝自社が求めるシステム)を受けられます。

一方、ITベンダーとしても発注者の目的・要求を正確に把握できるため、より良い提案・適切な見積金額(※)の提示ができます。

※ITベンダーは「RFPの質」で「発注者・プロジェクトの質やリスク」などを推定します。この推定は、見積金額の算定に影響を与えます。

RFPを作成するメリットとしては、以下があります。

• 複数のITベンダーから広く提案を募ることができる
• ITベンダーに自社の要求を説明する手間が省ける
• RFPを作成する過程で自社の課題が明確になり、次の要件定義工程の負担が減る
• ITベンダーの提案の質が均一化する（一定以上のレベルの提案が保証される）
• 提案を評価する際の軸となる
• 要求を明文化することで、「言った・言わない」のトラブルを防ぐことができる

RFP作成の現状

「ITベンダーから広く提案を集めたい」「提案を公正に評価したい」、そして「システム導入に失敗したくない、トラブルを未然に防ぎたい」という意図で、RFPを作成する発注者は最近増加の傾向にあります。

ITベンダーとしてシステムを提案する立場(の私)としても、RFPを受領することは一昔前に比べて多くなってきたと実感しています。
ただ、受領したRFPを確認すると、RFPの内容は千差万別で、システム提案のために必要な情報がすべて揃っているRFPというのは少ないです。

例えば、下記のようなRFPが多く見られます。

• 機能要求だけが記載されておりシステム導入の目的が不明確
• 相反する要求が記載されておりどちらを優先すべきかわからない
• 要求は多いが、予算が定められていないため、提案範囲に悩む
• 単に「導入システム名、提案窓口、スケジュール」を紙一枚でまとめられているだけ

また、実際に配布されたRFPに応えた提案を行いプロジェクトを受注したとしても、RFPに記載された要求が一部の限定された部署の人たちの意見であり統一されたものでなかったため、一から要望をヒアリングしていく必要があったということも多々あります。

RFPに対しての重要度・必要性は感じながらも、「RFPに関する知識や作成スキルが不十分なままRFPを作成せざるを得えない」というのが発注者の現状のようです。

RFP作成のポイント

RFPに書くべき項目やテンプレートはインターネットや書籍で数多くありますが、コレと決まったものがあるわけではありません。
「導入するシステム種別・予算」「選定方法」「企業」によって、RFPに書くべき最適な項目・内容は変わるのが実情です。

ただし、RFPを作成する上で、少なくとも「抑えておくべきポイント」はいくつかあります。
また、「意識すべきこと」が頭の中にあれば、より良いRFPが作成できます。

• システム導入の目的が明確か
• 予算とスケジュールが明確か
• プロジェクト執行責任者が明確か
• 要求事項は網羅されているか

それは、ITベンダーはRFPに基づいて、「提案するシステム」「金額見積」を考えるということです。

発注者が「分かりやすく」「正確な」RFPを作成できれば、発注者が「期待する提案」「納得感ある見積(書)」が受け取れます。※逆に、曖昧なRFPを提示してしまうと、「曖昧な提案・見積書」が来てしまうということです

最終的には、自社が求めるシステムの構築に至ります。そのため、ITベンダーが期待に応える提案を提示してくるためにも、発注者はリクエストを正確に伝える必要があります。

まとめ

「システム導入に失敗したくない、トラブルを未然に防ぎたい」と思うのであれば、「RFPは必ず作成すべき！」と考えます。それが、RFP作成がシステム導入プロジェクトの第一歩だからです。
今回ご紹介したRFP作成時に「抑えておくべきポイント」「意識すべきこと」を念頭に、RFP作成したり、作成したRFPを見返してみたりしてみてください。

また、RFP作成のポイントが分かっても、「具体的に何をすればいいのかがわからない」という方は、RFPセミナー(講座)を開催していますので、ぜひ、お申込みください。